C’è un momento, nella vita di ogni grafico, in cui qualcuno – può essere il cliente, l’account manager, il tuo capo, o quel collega che ha la stessa empatia di Thanos con il guanto dell’infinito – ti guarderà negli occhi e pronuncerà le cinque parole più terrificanti della lingua italiana: “Ma non si potrebbe anticipare?”
E tu, che stavi ancora aspettando il testo definitivo, che hai ricevuto il brief alle 17:47 di venerdì con scritto “fallo come prima cosa per lunedì mattina” come se fosse un telegramma di guerra, e che hai il file InDesign aperto con più livelli di una lasagna napoletana, sentirai quella familiare sensazione di gelo lungo la schiena. Non è la sindrome dell’impostore. È peggio. È la realtà.
Il paradosso del designer: vuoi lavorare bene, ma vuoi anche mangiare
Mettiamo subito in chiaro una cosa che nessun corso di design alla NABA ti insegnerà mai: a te, designer, conviene chiudere i progetti in fretta. Lo so, suona come un’eresia, tipo dire che Comic Sans ha il suo fascino. Ma pensaci: se sei freelance, prima chiudi e prima fatturi. Se sei in agenzia, prima il progetto esce e prima l’agenzia incassa, e quello stipendio che ti permette di pagare l’abbonamento ad Adobe (che ormai costa quanto un mutuo) continua ad arrivare.
Quindi sì, c’è un incentivo economico reale a fare le cose velocemente. Il problema è che “velocemente” e “bene” stanno insieme come l’ananas sulla pizza: qualcuno giura che funziona, ma nella maggior parte dei casi è un disastro.
E quando le cose vanno male – e prima o poi vanno male – la domanda che ti faranno non sarà “chi ha deciso questa scadenza impossibile?” ma “chi ha fatto questo file?”. Spoiler: la risposta sei sempre tu.
Gli errori che non puoi annullare con Ctrl+Z
Quando lavori nel digitale, un errore è fastidioso ma recuperabile. Cambi il file, ricarichi, aggiorni la pagina, e il mondo continua a girare. Ma quando si parla di stampa, un errore è come un tatuaggio fatto ubriachi a Ibiza: permanente, costoso da correggere, e tutti lo noteranno.
I disastri da stampa sono leggendari nel settore. C’è chi ha stampato 5.000 copie di un libretto per bambini sull’asma con la parola “asma” scritta sbagliata – proprio la parola su cui ruotava l’intero progetto. C’è la designer di Barcellona che ha mandato in stampa migliaia di locandine per un festival con la data “2007” invece di “2017” – e il bello è che il file era passato sotto gli occhi di decine di persone prima di andare in tipografia, e nessuno se n’era accorto. Come quando tutti guardano il VAR e sbagliano lo stesso.
Tropicana nel 2009 ha cambiato il packaging dei suoi succhi di frutta e ha perso il 20% delle vendite in due mesi – circa 30 milioni di dollari evaporati perché qualcuno ha pensato che il design iconico andasse “svecchiato”. Come quel regista che decide di fare il reboot di un classico anni ’80 e poi si stupisce quando i fan gli danno fuoco su Twitter.
Ma non servono i grandi brand per i grandi disastri. Basta un numero di telefono sbagliato su un volantino da 10.000 copie, un codice colore RGB mandato in stampa CMYK (e il blu corporate del cliente diventa viola come il mantello di Magneto), o un font che non si è incorporato nel PDF e il titolo in Helvetica Neue diventa Times New Roman, trasformando la brochure premium in un documento Word del 2003.
E la cosa bella? Più di nove file su dieci che arrivano in tipografia contengono errori. Non lo dico io, lo dicono gli stampatori stessi. Quelli che ogni giorno aprono i vostri PDF e imprecano in lingue che neanche i Sith conoscono.
“Ma perché non l’hai controllato?” – anatomia di uno scaricabarile
Ecco il punto: quando il disastro avviene, parte la caccia alle streghe. E la catena di comando funziona sempre allo stesso modo, con la precisione di un orologio svizzero costruito dall’Impero Galattico:
Il cliente dice all’account: “Ma non avete controllato?” L’account dice al direttore creativo: “Ma non hai controllato?” Il direttore creativo dice al grafico: “Ma non hai controllato?” Il grafico guarda il suo schermo e pensa: “Ma ho avuto quattro ore per fare un lavoro da tre giorni, il brief è cambiato due volte, i testi me li hanno mandati su WhatsApp alle 23, e l’approvazione finale l’hanno data con un ‘ok va bene così’ vocale di 3 secondi mentre l’account era chiaramente al bar.”
Eppure, indovinate chi finisce sul banco degli imputati? Bravi. Il grafico. Sempre il grafico. Come Jon Snow che finisce sempre nella merda anche quando non è colpa sua, con la differenza che lui almeno alla fine diventa Re (per venti minuti, ma vabbè). Pensate che una volta sono riuscito ad avere la colpa anche dopo aver chiesto esplicitamente alla tipografia di confermarmi che il file fosse ok per la stampa: non lo era.
Ok, ma a volte è anche colpa nostra (e lo sappiamo)
Ora, prima che questo articolo diventi un manifesto vittimista del grafico incompreso, facciamo un bagno di umiltà collettivo. Perché sì, a volte le scadenze sono impossibili, i brief cambiano ogni tre ore e l’account promette la luna al cliente senza neanche chiederti se hai il telescopio. Ma altre volte? Altre volte l’errore è nostro. Punto.
Una volta ho mandato in stampa migliaia di carpette in cui avevo messo la copertina al posto del retro ed il retro sulla copertina. Forse ero ubriaco. Per fortuna erano dell’agenzia per cui lavoravo. La tipografia non ha notato niente, i miei colleghi non hanno notato niente, il mio capo non ha notato niente. Le cartelle le abbiamo usate, con la stessa sicumera con cui si indossa una maglietta al rovescio fingendo che sia giusto così.
Magari ci è sfuggito quel refuso perché stavamo lavorando su quel file da dieci ore di fila e a quel punto non distinguevi più una “d” da una “b” neanche sotto tortura. Magari abbiamo fatto le cose con leggerezza, convinti che “tanto lo rileggo dopo” – e poi “dopo” è diventato “mai” perché nel frattempo è arrivato un altro lavoro urgente. Magari abbiamo esportato il PDF di fretta perché volevamo andare a casa, e non abbiamo controllato le abbondanze. Magari abbiamo cliccato “invia” con la stessa attenzione con cui si accettano i termini e condizioni di iTunes, cioè zero.
Siamo umani. Siamo stressati. Siamo creature fallibili che lavorano davanti a uno schermo per ore cercando di far sembrare bello un volantino per la sagra della porchetta di Ariccia. Non esiste il grafico che non sbaglia. Non è mai esistito e non esisterà mai, neanche quando l’intelligenza artificiale ci avrà rimpiazzato tutti (e anche lì, vedrete, sbaglierà – solo più velocemente).
La differenza vera non è tra chi sbaglia e chi no. È tra il grafico che ha un metodo e quello che non ce l’ha. Il primo sbaglia meno, e quando sbaglia ha le spalle coperte. Il secondo sbaglia uguale, ma quando succede non ha niente a cui aggrapparsi tranne la speranza che nessuno se ne accorga. Ed è una strategia che funziona più o meno come giocare a scacchi sperando che l’avversario non guardi la scacchiera.
Quindi i consigli che seguono non sono per discolparci. Sono per darci un metodo, una struttura, un sistema che riduca le probabilità di errore e che, quando l’errore arriva comunque – perché arriverà – ci permetta di gestirlo da professionisti e non da coglioni.
costruirsi un paracadute (prima di lanciarsi dall’aereo)
Ok, basta piangersi addosso. Il mondo funziona così e non lo cambieremo noi. Quello che possiamo fare è costruirci dei paracadute, delle reti di sicurezza, dei sistemi per non finire schiacciati quando la merda colpisce il ventilatore. E qui andiamo di consigli concreti, perché su questo blog siamo gente pratica, mica filosofi esistenzialisti in dolcevita che fumano Gauloises.
1. metti tutto per iscritto (anche le cose ovvie)
Questo è il consiglio numero uno, il fondamento, la base base base di tutto. Ogni volta che qualcuno ti chiede di anticipare una scadenza, di fare una modifica dell’ultimo secondo, di “aggiungere giusto una cosina veloce”, la tua risposta deve essere: “Certo, mandami una mail/un messaggio scritto con la richiesta così la processo.”
Non è maleducazione. È sopravvivenza. Quel messaggio scritto è la tua armatura di vibranio. Quando tra due settimane il cliente dirà “ma io non avevo chiesto questo!”, tu potrai tirare fuori la mail come Ace Attorney tira fuori la prova decisiva in tribunale: “OBJECTION! Il 14 febbraio alle 16:32 lei ha scritto, e cito testualmente…”
2. la regola del buffer: menti sulle tempistiche (per il bene di tutti)
Se pensi che un lavoro ti richieda tre giorni, dì che te ne servono cinque. Non è disonestà, è gestione del rischio. Ogni tipografo serio costruisce un margine di sicurezza nei suoi processi, ogni ingegnere sovradimensiona le strutture. Tu stai facendo la stessa cosa. Se il progetto fila liscio, consegni in anticipo e sembri un eroe. Se succede un casino – e succederà – hai due giorni di cuscinetto per non finire a fare le 3 di notte bestemmiando davanti a InDesign.
Come diceva un freelancer intervistato su The Design Range: è meglio consegnare in anticipo su una scadenza lunga che in ritardo su una scadenza corta.
3. la checklist pre-stampa non è optional (è l’estintore dell’ufficio)
Sai quella checklist noiosa che salti sempre perché “tanto lo faccio a occhio”? Ecco, quella checklist è l’equivalente professionale della cintura di sicurezza. Non la apprezzi finché non ne hai bisogno, e quando ne hai bisogno sei molto contento di averla usata.
Una checklist minima dovrebbe includere: profili colore (CMYK, non RGB, per la miseria), risoluzione immagini (300 DPI, non le foto rubate da Google Immagini a 72 DPI), abbondanze e margini di sicurezza, font incorporati nel PDF, testi riletti da almeno un altro essere umano che non sia te stesso (perché dopo otto ore sullo stesso file diventi cieco come Daredevil, solo senza i suoi altri poteri). Proprio ieri ho mandato in stampa delle brochure (per fortuna poche) fighissime ma con un’immagine che non mi ero accorto fosse sgranata. Anche dopo 15 anni di questo lavoro ingrato continuo a fare le stesse cagate di un principiante, solo con più stile.
4. fai approvare formalmente (con firma digitale del sangue se necessario)
Mai, e dico MAI, mandare in stampa senza un’approvazione scritta e inequivocabile del cliente o di chi per lui. Un “ok” a voce non vale niente. Un pollice in su su WhatsApp è il nulla cosmico travestito da conferma. Quello che ti serve è un PDF con scritto “APPROVATO PER STAMPA”, con data, nome e cognome, possibilmente il gruppo sanguigno e il codice fiscale.
Sembra esagerato? Prova a spiegare alla tipografia che ha stampato 3.000 cataloghi con il nome del prodotto sbagliato che “il cliente aveva detto ok al telefono”. Questo ti metterà al riparo da molti errori, soprattutto quelli che poteva notare anche il cliente.
5. quando ti chiedono l’impossibile, negozia (non subire in silenzio)
C’è una differenza tra essere collaborativi e fare i martiri. Quando l’account o il cliente ti chiedono di anticipare la consegna di tre giorni, non dire semplicemente “sì ok” come un NPC che ha una sola battuta di dialogo. Rispondi con le opzioni:
“Posso anticipare, ma dovremo saltare il giro di bozze cartacee.” “Posso farlo in due giorni invece che cinque, ma rinunciamo alla versione multilingua.” “Posso consegnare venerdì, ma il controllo qualità lo fai tu.”
In pratica, rendi esplicito il trade-off. Non sei tu che dici no. Sei tu che dici: “scegli cosa sacrificare.” È la stessa logica del trolley problem, solo che al posto delle persone sui binari ci sono la qualità del lavoro, la tua salute mentale e le aspettative del cliente. Ed è importante che questa negoziazione avvenga per iscritto (vedi punto 1, che è sempre il punto 1 di tutto nella vita).
6. il post-mortem: non per i morti, ma per i sopravvissuti
Ogni volta che un progetto va male – e anche quando va bene, in realtà – fai una breve analisi di cosa è successo. Non per dare la colpa a qualcuno, ma per capire dove il processo ha fallito. Tipo: il brief è arrivato tardi? I testi sono cambiati dopo l’approvazione del layout? L’account ha promesso tempistiche senza consultare il reparto creativo?
Documentare queste cose nel tempo costruisce un caso. Se ogni progetto dell’account XY finisce in emergenza perché promette tempi impossibili ai clienti, avere i dati nero su bianco è molto più efficace che lamentarsi al distributore del caffè.
7. impara a dire “questo è un rischio”
Non devi dire no. Devi dire: “posso farlo, ma sappi che a queste tempistiche c’è un rischio concreto di errore, e voglio che sia chiaro a tutti.” Mettilo per iscritto (sempre punto 1). In questo modo, se tutto va bene sei un professionista che ha gestito una situazione difficile. Se va male, hai la documentazione che dimostra che avevi avvisato.
È la strategia Tyrion Lannister: non puoi sempre controllare quello che succede, ma puoi posizionarti in modo che qualunque cosa succeda tu ne esca vivo.
8. tecniche da paranoico per beccare gli errori (anche alle 4 di notte nel tuo sottoscala)
Ok, hai fatto tutto bene: hai messo per iscritto, hai negoziato le tempistiche, hai la checklist stampata e appesa al muro come i Dieci Comandamenti. Ma sei comunque lì, da solo, alle 4 di notte, con gli occhi che sembrano due pomodori pachino dopo una giornata di sole, e devi fare l’ultimo controllo prima di mandare il file in stampa. Il tuo cervello a quel punto è affidabile quanto un navigatore TomTom del 2007 senza aggiornamento mappe. Come fai?
Dai il PDF in pasto all’intelligenza artificiale. Sì, lo so, siamo designer e ci piace lamentarci che l’AI ci ruba il lavoro, ma intanto sfruttiamola per le cose in cui è brava: trovare errori che il nostro cervello fritto non vede più. Carica il PDF su ChatGPT, Claude, quello che preferisci, e chiedigli di verificare refusi, incongruenze, numeri di telefono, date, indirizzi. Non è infallibile, ma è un secondo paio di occhi che non ha bisogno di dormire e non ti giudica se hai scritto “obbiettivo” con due b. È come avere un correttore di bozze stagista che lavora gratis a qualsiasi ora: non gli affideresti la tua vita, ma meglio di niente.
Leggi il testo al contrario. No, non sto scherzando, e no, non è una pratica esoterica per evocare il demone della tipografia. Leggere il testo dalla fine all’inizio, parola per parola, ti costringe a guardare ogni singola parola come entità a sé stante invece di scivolare nel significato della frase. Quando leggi normalmente, il cervello autocompleta le parole come il T9 del Nokia 3310: vede “comuncazione” e legge “comunicazione” perché sa già cosa dovrebbe esserci. Leggendo al contrario freghi il tuo stesso cervello. È noioso come guardare un film di Malick al rallentatore, ma funziona.
La regola dei 15 minuti offline. Prima di cliccare “invia”, stampa il file. Sì, su carta. Quella roba fatta di cellulosa che usavano i nostri antenati. Poi spegni il monitor, metti il telefono in modalità aereo, e per 15 minuti guarda solo il foglio stampato con una penna rossa in mano. Niente notifiche, niente Slack, niente “faccio un check veloce mentre rispondo a questa mail”. Quindici minuti di attenzione totale. Sembra poco, ma scoprirai errori che sullo schermo ti erano invisibili, perché il supporto fisico cambia la percezione – è lo stesso motivo per cui rileggi una mail dopo averla inviata e trovi sempre il refuso che prima non vedevi.
Zoom al 400% e passeggiata sistematica. Apri il PDF, zooma al 400%, e scorri il file dall’angolo in alto a sinistra all’angolo in basso a destra, come un metal detector sulla spiaggia. Non stai “guardando il design”, stai cercando mine antiuomo: abbondanze mancanti, immagini a bassa risoluzione che sembravano ok al 100%, testi tagliati, quel nero fatto di quadricromia invece che di solo K che in stampa uscirà come un pasticcio fangoso.
Il test “mostralo a tua madre”. Fai vedere il file a qualcuno che non c’entra niente col progetto. Tua madre, il tuo coinquilino, il gatto se necessario (ok il gatto no, ma hai capito). Una persona che non sa nulla del brief noterà immediatamente se il numero di telefono è strano, se una parola sembra sbagliata, se qualcosa “non torna”. Noi designer dopo ore sullo stesso file sviluppiamo una forma di cecità selettiva peggiore di quella di chi non vede i difetti del proprio partner nei primi tre mesi di relazione.
La morale della favola (perché ne serve sempre una)
Alla fine dei conti, il nostro lavoro è un equilibrio costante tra velocità e qualità, tra esigenze del business e integrità professionale. La pressione sulle scadenze non sparirà mai, così come non spariranno mai i clienti che vogliono tutto per ieri, gli account che promettono l’impossibile, e i capi che pensano che Photoshop sia un bottone magico che trasforma la merda in oro.
Quello che puoi fare è proteggerti. Non con l’arroganza del designer che pensa di essere un artista incompreso, ma con la professionalità di chi sa che un errore in stampa costa migliaia di euro (che poi potresti dover pagare tu), che una data sbagliata su un manifesto è irrecuperabile, e che alla fine la firma sul file sarà sempre la tua.
Quindi la prossima volta che qualcuno ti dice “serviva per ieri”, respira, apri la mail, e scrivi: “Capito. Ti confermo la fattibilità entro domani mattina, ma ho bisogno di [X] per procedere. Ti mando un recap delle tempistiche e dei rischi associati.”
È sexy come una fattura elettronica, ma ti salverà il culo più di qualsiasi superpotere.
P.S. Se questo articolo ti ha fatto rivivere il trauma di quella volta che hai mandato in stampa 5.000 brochure con il numero di telefono sbagliato del cliente alle 2 di notte perché “urgeva”, non preoccuparti: sei in buona compagnia. E se invece non ti è mai successo niente del genere, o sei un bugiardo o non lavori in questo settore da abbastanza tempo. Datti qualche mese.
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